Initiativbewerbungen: Was bedeutet das für Ihre Datenschutzpflichten?
Unternehmen erhalten oft Bewerbungen, auch wenn keine Stellenausschreibung veröffentlicht wurde. Diese sogenannten Initiativbewerbungen werfen oftmals Fragen zur Verarbeitung und Löschung der Bewerbungsdaten gemäß DSGVO auf. Häufig kommt die Frage auf, ob eine sofortige Löschung der Bewerbungsdaten Verpflichtungen zur Information nach sich zieht, insbesondere wenn auf die Bewerbung eine Absage als Rückmeldung mit der Information über fehlende offene Stellen erfolgt.
Direkte Löschung: Entfallen Informationspflichten?
Grundsätzlich besagt die DSGVO, dass Unternehmen Informationen zu Datenverarbeitungsprozessen bereitstellen müssen, wenn sie personenbezogene Daten erheben. Bei Bewerbungen ist dies im Artikel 13 der DSGVO geregelt. Allerdings dürfen Informationen nur dann übermittelt werden, wenn die Daten tatsächlich „erhoben“ werden.
Ein Unternehmen, das Daten aus einer unaufgeforderten Initiativbewerbung erhält und diese umgehend ohne weitere Verarbeitung löscht, würde demnach die im Artikel 13 geforderte Information nicht bereitstellen müssen. Laut DSGVO erfolgt keine „Erhebung“, wenn die Daten unmittelbar nach dem Erhalt gelöscht werden, ohne dass sie zu einem bestimmten Zweck verarbeitet werden.
Erhebung oder nicht: Eine Frage der Handhabung
Bedeutet die bloße Entgegennahme der Bewerbungsdaten schon eine Erhebung? Da das Unternehmen die Initiativbewerbung nicht angefordert hat, werden die Daten im rechtlichen Sinne nicht erhoben, da keine Nutzung oder Verarbeitung der Daten vorgesehen ist. So wird auch keine Verfügungsmacht über diese Daten durch das Unternehmen begründet, was eine Datenerhebung im rechtlichen Verständnis ausschließt.
Mitteilung und deren Bedeutung für Informationspflichten
Wie verändert sich die Pflicht zur Information, wenn das Unternehmen den Bewerbern rückmeldet, dass keine offenen Stellen vorhanden sind und die Daten gelöscht werden? In diesem Szenario könnte eine Informationspflicht aus Artikel 13 DSGVO bestehen, da personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse oder die Anschrift im Rahmen der Absage verwendet werden.
Informationspflichten bei Nutzung personenbezogener Daten
Wenn das Unternehmen die Rückmeldung über die Initiativbewerbung unter Nutzung personenbezogener Daten durchführt, muss es zum Zeitpunkt der Datenverwendung die geforderten Informationen bereitstellen. Diese umfassen beispielsweise die Nennung des Verantwortlichen und die Zwecke der Datenverarbeitung.
Entscheidung mit Blick auf den Aufwand
Unternehmen können sich den Aufwand sich Informationspflichten zu stellen, ersparen, indem sie die Bewerbungsdaten unaufgeforderter Bewerbungen direkt löschen, ohne Rückmeldung zu geben. Wenn jedoch, aus imagebedingt oder höflichkeitshalber, eine Rückinformation erfolgen soll, muss sichergestellt werden, dass die Anforderungen aus Artikel 13 DSGVO berücksichtigt werden.
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