Digitaler Frühjahrsputz: Datenschätze effizienter verwalten
Mit dem Frühling kommt nicht nur die Zeit, unsere Wohnungen und Büros auf Hochglanz zu polieren. Es ist auch ideal, um einen digitalen Frühjahrsputz durchzuführen. Besonders für Unternehmen ist dies eine hervorragende Gelegenheit, um sich von veralteten Unterlagen zu trennen. Die DSGVO schreibt vor, personenbezogene Daten nur solange zu speichern, wie es tatsächlich erforderlich ist. Doch wie gehen Unternehmen diesen Prozess am besten an?
Die Bedeutung des digitalen Frühjahrsputzes
Mindestens einmal im Jahr sollten Unternehmen ihre Datenbestände überprüfen. Dies hilft, einen Überblick zu gewinnen, welche Informationen noch benötigt werden und welche gelöscht werden können. Während professionelle Datenverarbeiter oft automatisierte Prozesse nutzen, um dies zu erledigen, fehlt es manchen Firmen noch an solchen Routinen und es muss händisch gelöscht werden. Besonders bei der Anpassung an die ab 2025 geltenden neuen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann dies eine Herausforderung sein.
Beachtung spezifischer Aufbewahrungsfristen
Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass diverse gesetzliche Speicherfristen je nach Datenart und Sektor gelten. Diese sind oft in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch geregelt. Zusätzlich können branchenspezifische Fristen hinzukommen. So müssen medizinische Einrichtungen berufsrechtliche Fristen von bis zu 30 Jahren berücksichtigen, während Arbeitgeber verschiedene Aufzeichnungen für bis zu zwei Jahre aufbewahren müssen.
Neue gesetzliche Anforderungen ab 2025
Das Jahr 2025 bringt wichtige Änderungen mit sich. Durch das Vierte Bürokratie-Entlastungsgesetz sind einige Aufbewahrungsfristen verkürzt worden. Belege zu Buchungen müssen jetzt zum Beispiel nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Unternehmen sollten dies nutzen, um ihre Löschkonzepte entsprechend anzupassen. Eine effiziente Datenverwaltung ist heute mehr denn je ein Zeichen für gute Daten-Compliance.
Interne Löschkonzepte entwickeln und umsetzen
Nicht alle Informationen unterliegen fest vorgegebenen Fristen. Für Daten ohne gesetzliche Vorgaben sind Unternehmen selbst gefordert, Löschfristen zu definieren. Diese können stark variieren, sollten aber im Löschkonzept klar dokumentiert und angewandt werden. Branchenverbände bieten oft Orientierungshilfen an, um diese Entscheidungen zu erleichtern.
Hohe Bußgelder bei Verstößen gegen Löscherfordernisse
Die Missachtung von Löschpflichten kann teuer werden. Datenschutzbehörden führen regelmäßig Kontrollen durch, und unzureichende Löschprozesse können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Ein aktuelles Beispiel aus dem Forderungsmanagement zeigt, dass diese Praxis ernstgenommen wird. Konzepte zur Datenlöschung sind unerlässlich, nicht nur um Strafen zu verhindern, sondern auch, um das Vertrauen der Kunden zu festigen.
Bist du bereit, den digitalen Frühjahrsputz in deinem Unternehmen anzugehen oder benötigst du Unterstützung bei der Umsetzung der neuen datenschutzrechtlichen Anforderungen? Kontaktiere uns noch heute – das Team von Datenschutzbeauftragter Trier steht dir mit Rat und Tat zur Seite!
